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最近Keypoint Intelligence-InfoTrends公司的调研数据表明，许多企业在处理打印及业务流程自动化问题时采用了多种不同方法。2017年3月，我司对多个任职于规模在500人或500人以上企业的信息技术决策者进行了调查，以了解北美和西欧地区同等规模企业的打印趋势。

相同部门的打印需求量既增长显著又下降明显

调查显示，企业的信息技术部、人力资源部、销售部以及市场部是打印量最有可能出现下降趋势的部门。对此，Keypoint Intelligence-InfoTrends公司的分析师们并不感到惊讶。信息技术部门一般而言多以数字化为导向，而像人力资源这样传统意义上的纸张密集型部门近些年也不断趋向于办公自动化。

图1：以下哪个部门的打印量正在减少？请勾选所有适合的选项。

信息技术部

人力资源部

销售部

市场部

行政-客户服务部

财务部

物流/运输/仓储部

法务部

收款部

后勤部

付款部

客户管理部

N=打印量减少的118位受访者

来源：VMBO企业信息技术调查（Keypoint Intelligence-InfoTrends, 2017）

但是一旦将其他结果考虑进来，调研结果就变得复杂了。此次调查还向受访者询问了打印量出现了增长的部门有哪些。调查结果显示企业的信息技术部、人力资源部、销售部及市场部再次榜上有名。换言之，打印量下降明显的那些部门也是打印量出现最高增长的部门。但是这怎么可能呢？实际上这一结果正反映了不同企业采用的不同办公方式。

图2：下列哪个部门的打印量出现了增长？请勾选所有适合的选项。

信息技术部

人力资源部

销售部

市场部

付款部

物流/运输/仓储部

收款部

法务部

行政-客户服务部

客户管理部

财务部

后勤部

来源：VMBO 企业信息技术调查（Keypoint Intelligence-InfoTrends, 2017）

为何企业会引入不同的打印/工作流方法？

在问卷调查中我们还询问了受访企业整体打印量下降或上升的原因。这一调查结果或许能解释为何组织机构要采用不同方法进行打印及实现业务流程自动化。

企业打印量整体减少的主要原因在于一些曾经需要打印的业务流程趋向于自动化（占47%），企业信息技术基础设施的优化使得电子文档的使用成为可能（例如无线网、云存储）（占47%），员工对电子文档的青睐和对“绿色”/环保可持续所做的努力（占42%）。

 这一调查结果也契合了目前许多公司、政府组织及非营利组织为推行“绿色环保”、成本节约及效率提升而减少纸张使用的趋势。例如，现在一些企业让顾客填写信息时不会让他们填写纸质版的表格，而是提供平板电脑以输入数字化的信息。与此类似，当需要向员工、客户及其他人发送信息时，一些企业也不会选择发送纸质版的邮件，而是通过电子邮件或内容管理系统（例如：Dropbox）等途径进行发送。

对那些打印量出现增大趋势的部门而言，打印量增加的首要原因在于企业内业务的增长或经济形势的好转（占59%）；其次为打印用户在企业的业务信息系统中获得了较以往更多的信息，因此需要打印更多文档（占53%）；其他一些因素包括：互联网让目前信息获得的途径变得更加便利，有些信息需要被打印出来（占47%）；企业的规章制度要求打印更多文档（占46%）。

许多组织机构对于打印和文档工作流持有不同看法。即使一家企业的业务在不断发展，或更多信息触手可及，也并不意味着企业内的打印量必然会上升。假如某个组织机构更加倾向于业务流程自动化，他们也很有可能会减少企业整体的打印量。政府出台了鼓励信息数字化的政策之后，情况更是如此。

这一趋势也许不会再进一步发展

其他调研结果表明，许多企业会不断适应数字化及文档工作流的发展。虽然就“是否有计划在一定时间内减少打印量”这一问题上，持不同观点的企业分为两大阵营，但是大部分没有此类计划的企业也表示他们将会实施类似的计划。虽然没有一个具体的时间表，但很明显这些企业都已将“无纸化”提上了议事日程。

图3：你的公司有计划在未来减少打印量吗？

48% 是的，目前公司已实施了这一计划

34% 是的，公司计划实施这一计划

14% 公司考虑过这一计划，但尚未实施

4% 公司从未考虑过也从未打算实施这一计划

来源：VMBO企业信息技术调查（Keypoint Intelligence-InfoTrends调研机构, 2017）

当被问及在未来最有可能不再打印哪些文档时，受访者给出的选项包括工作任务清单、照片以及备忘录等。2016年Keypoint-InfoTrends调研机构进行的基础研究对这一问题进行了更全面的调研，调研结果显示受访者期望减少打印的文档包括旅行所需的文件、地图、说明书和快递指南等。

事实上，上述文件并非必须要打印出纸质版的文档类型。此外，受访者也表示仍需要打印纸质版的文档类别包括发票、需要签名的文档以及采购订单等。

目前看来关于双面打印及打印机共享等企业政策也是推动纸质版打印文档数量出现预期下降的部分原因，而许多企业早已施行了这些政策。这意味着有很多其他方式可以减少打印量，其中包括了采用新的数码技术（包含数字签名），打印机用户设定的限制以及打印管理服务。

这究竟意味着什么？

此次调查再次提醒了打印行业厂商需要更加关注那些致力于打印以及工作流以纸张为基础的企业。很多时候，企业对于打印的偏好是建立在企业管理及企业文化的基础上的，并不一定由企业的规模或企业身处的垂直产业所决定。这一情况使得对有打印偏好的企业的定位更加艰难，但同时也意味着对打印有偏好的企业所处的行业范围更加广泛。

上述调查结果也提醒打印行业人士细心观察打印用户的打印习惯变化情况。目前许多大型组织机构依然在使用打印这一传统工作方式，但许多组织机构有计划地减少打印量也暗示了这些组织机构业务流程自动化正逐步实现。这一趋势意味着未来办公用打印机及打印耗材的销售额将进一步减少，但却也可能成为打印产品经销商向充满机会的新领域进行扩张的助力。

 此外，打印耗材产品销售额增长的主要领域为彩色“轻”生产型打印设备领域、宽幅打印机领域，以及商务喷墨打印机领域。对于那些有能力提供打印工作流解决方案的供应商而言，加入那些可真正意义上帮助组织机构达成数字化及业务流程自动化目标的软件领域也许更加明智。

想要了解关于该调研结果的更多信息或了解更多Keypoint Intelligence的整套市场调研服务，请联系：donna.omalley@keypointintelligence.com。